מקרה מבחן | איזון מלאי בחנות אי-קומרס (e-Commerce) ​

יש אנשים שחושבים שניהול חנות אינטרנטית חוסכת מהעסק את הצורך בניהול מלאי שוטף, או לכל הפחות הופכת את המשימה לקלה יותר, אבל האמת היא שזה רחוק מהמציאות. גם כאשר מדובר על מסחר אלקטרוני, אי-קומרס (e-Commerce), הלוגיסטיקה נשארת אותה לוגיסטיקה. למעשה, בדיוק אותן הבעיות המאפיינות את החנויות הפיזיות – בראשן מלאי איטי הסובל מעודפים וחוסרים שיטתיים – קיימות גם כאן. אם כבר, המצב דווקא מאתגר יותר; השוק בהיפר-תחרותיות והשינויים מתרחשים בו במהירות ובעוצמה גבוהות מתמיד. כך, בין אם מדובר בעסק אינטרנטי או פיזי, קטן או גדול, מקומי או בינלאומי; ככל שהמלאי שלו לא מאוזן, הוא יסבול מקשיי תזרים, מכירות אבודות ועומס תפעולי.

כך קרה למשל ל-מ', מנהל חברת אי-קומרס שמוכרת משקפי שמש.

רבע מיליון דולר במלאי עודף

מ' הגיע אליי בעקבות קשיים חוזרים בתזרים המזומנים שנובעים, ככל הנראה, מביצוע של הזמנות גדולות מאוד כתגובה אינסטינקטיבית למקרי חוסר ואובדן מכירות. הוא מספר לי שהחברה שלו קטנה ומנהלת מחזור עסקאות של כמיליון דולר בשנה, כולן אונליין. המכירות עצמן מתבצעות באמזון ובחנות מותג אינטרנטית (חנות שלהם שיושבת על פלטפורמת Shopify), כאשר את המלאי החברה מחזיקה בשני מוקדים – במחסני אמזון (FBA) ובמחסן צד שלישי. המוצר עצמו איכותי מאוד ובעל שולי רווח משמעותיים בתחום עונתי. מרבית המכירות מתרחשות בעונת הקיץ ובכדי לייצר איזון מסוים הוא פונה במקביל לשוק האמריקאי והאוסטרלי, שחווים קיץ בתקופות שונות ומציגים ביקוש למוצרים הללו.

למרות המאמצים להיענות לתנאי השוק, בפועל העסק מתקשה בעבודה מול אמזון וסובל מעומס תפעולי ותזרימי, בעיקר בשל הזמנות בהיקפים גדולים ולטווחי זמן ארוכים מדי. כך, כבר בבדיקה ראשונית מצאנו שיש לחברה מלאי עודף בשווי $250,000, חלקו צפוי להימכר רק בעוד כשלוש שנים; ומולו חוסרים בערך רכישה של $10,000 במוצרים שהלקוחות דווקא כן מעוניינים לרכוש, ומהווים אובדן רווחים בסדר גודל של כ-$40,000.

מכינים את השטח

את השירותים שלנו אנחנו מספקים בהתאמה אישית לצרכי הלקוח, כאשר במקרה זה נבחר שירות מלא במיקור חוץ (outsourcing professional services). במבנה זה, הלקוח מספק לנו גישה למידע הנדרש במערכות השונות ובקרב אנשי הקשר, ואנחנו מובילים את יישום הכלים והטכניקות לאיזון המלאי בעסק. בהתאם, השבועות הראשונים הוקדשו ללמידה – הן שלנו את העסק, הן של העסק אותנו, לרבות הבנת המשמעויות של המערכת, צרכי המידע, העומס שניתן להעביר אלינו כחלק מהשירות וכמובן להכנת תשתיות העבודה בפועל.

ברגע שכל המידע קושר אלינו, התחלנו בעבודה של שליפת המידע והעברתו דרך כלי הניתוח, בעוד החברה החלה לקבל דוחות שוטפים בהתאם.

מתחילים לעבוד

כבר בשלבים הראשונים של הפעילות התגלו לנו הזדמנויות משמעותיות; ראשית, בעבודה מול אמזון.

שם הבחנו שהיא אמנם סיפקה נפחים גבוהים אבל הרווחיות עצמה היתה נמוכה, בעיקר בשל עלויות התפעול הגבוהות והצורך בהנחות רבות. במקביל, גילינו  שבכל המק"טים קיים מלאי גדול מדי. לאור מודל החיוב המשתנה של אמזון, שקונס את המוכרים ביותר ויותר מקרים, ראינו הזדמנות להוריד את רמות המלאי ב-FBA ולמזער את התשלום לאמזון. מאחר שאמזון יכולה לעצור תשלומים גם אם רק נוצרת סכנה לאירוע (למשל, שמוצר במבצע "deal of the day" יאזל מהמחסנים), וגם מבלי שהאירוע יתממש בפועל – ההתנהלות שלנו מולה נעשתה בזהירות יתרה. כלומר, ביצענו איזון מלאי באופן שאפשר למזער את התשלומים מבלי לסכן את הפעילות העסקית.

לדוגמה, התברר לנו שאמזון מקבלת אספקה מהמחסן האמריקאי ועל כן ניתן להוריד את כמויות המלאי ב-FBA בצורה משמעותית – מבלי לפגוע כלל בזמינות המלאי או ברמות השירות. דבר זה אפשר לנו להוריד את התשלומים לאמזון למינימום, כשבמרבית המקרים אף חסכנו לחלוטין את עלויות האחסנה של אמזון לטווח ארוך.

היקף ותדירות הזמנות

מאחר שהחנות ב-Shopify עצמאית ומנוהלת במלואה ע"י החברה, המעבר לניהול בשיטה החדשה היה חלק ופשוט. עם זאת, הקושי העיקרי בניהול הקיים היה רלוונטי לשתי הפלטפורמות ונגע לעבודה מול הספק. שם התברר כי ההזמנות נדרשות לעמוד במגוון תנאים – מינימום פר דגם, פר כל הדגמים לצבע ופר הזמנה כוללת. השילוב בין ריבוי הדרישות לבין ביצוע הזמנות אינטואיטיביות, הוביל להתנהלות בה בוצעה הזמנה ענקית 2-3 פעמים בשנה, לצד הזמנות חירום קטנות מדי פעם, בעיקר קידום של פריטים מתוך הזמנות קיימות. כמו כן, זמן האספקה של הספק ארוך מאוד, 120 יום, ולמרות שהמשלוח אווירי (מוצרים קטנים ויקרים) הוא סובל מעיכובי מכס רבים.

כצעד ראשון בהתמודדות עם הסוגיה פנינו כמובן אל הספק, לוודא שמדובר באילוצי אמת שלא ניתנים להתגמשות. הספק אמנם לא הסכים לשנות את דרישות המינימום להזמנה, אך הציע, מיוזמתו, לאחסן אצלו סחורה מוגמרת בכדי לאפשר ביצוע של משלוחים קטנים.  

שיפור התזרים וההתנהלות מול המכס

היות והתשלום עדיין מבוצע לפי אותם תנאים – חלק במקדמה, חלק במועד המשלוח וחלק 30 יום אחרי – ההצעה של הספק מאפשרת לעסק לשפר משמעותית את תזרים המזומנים ואף לבצע חלק מהתשלומים מפדיון המכירות בפועל, ולא מההון העצמי.

כמו כן, הקטנת המשלוחים צפויה להקטין משמעותית את הקשיים מול המכס. פעם אחת מאחר שהם מושכים פחות תשומת לב, ופעם שנייה מאחר שהם מספקים לחברה הזדמנויות חדשות להיכרות עם נותני השירות ולשכלול המיומנות בתהליך השחרור מהמכס.

בתוך חצי שנה: ירידה של 60% במלאי העודף

זה המקום לציין שאיזון המלאי נעשה בנפרד לכל אחד מהמחסנים – למחסן בארה"ב, לאמזון ולמחסן אצל היצרן – על מנת לאפשר התייחסות ספציפית למאפיינים הלוגיסטיים של כל מערך החלטות. היצרן אמנם דורש מינימום הזמנה על פי מספר פרמטרים, אבל מרגע שהמוצר קיים המשלוח בין המחסנים אינו כפוף לאותן הדרישות. גם קבועי-הזמן שונים; היכולת לאחסן אצל היצרן אפשרה לנו לנתק בין קבועי-הזמן בייצור, שהינם ארוכים מאוד, לבין קבועי-הזמן המהירים בחנויות המקוונות.

כל אלו יחד אפשרו לנו לייצר שינוי מהותי בתוך חצי שנה בלבד ולהוביל את העסק ממצב של חוסר איזון קיצוני ובור מצטבר של כ-$300,000 – למצב מאוזן עם זרימה הגיונית של מזומנים. המלאי העודף קטן ב-60% והמערכת עברה להזמנות רבעוניות קבועות, המאפשרות ניצול של יתרון הגודל מבלי להעמיס על המלאי או להסתכן במכירות אבודות לאורך זמן. ניהול גמיש ומהיר תגובה, המבטיח מיצוי מלא של הביקוש תוך כדי תנועה, מאפשר להם להמשיך ולתרגם את העליות הטבעיות בביקוש – לביצוע מכירות ושמירה על רווחיות.